Privacy Policy
Last updated: August 19, 2026
This Privacy Policy describes how Harbr Four ("Service", "we") collects, uses and stores user data when you use the Telegram bot and the web panel at harbr4.com.
By using the Service, you agree to the terms of this Policy.
1. Who we are
The Service is operated by an individual (Ukraine). Harbr Four is not a registered legal entity as of this revision.
Contact for data questions: Telegram: @H4rbr or email team@harbr4.com.
2. What the Service does
Harbr Four is a Telegram bot and web panel that help seafarers find vacancies and help crewing companies find candidates. The bot matches vacancies to a seafarer's profile, lets users apply directly within the platform, and helps crewing companies post vacancies (including an AI assistant for quick posting).
3. What data we collect
| Category | Contents | Source |
|---|---|---|
| Telegram identifier | numeric Telegram ID, username, client language | Telegram |
| Seafarer profile | rank, vessel types, date of birth, contact details, personal email (optional) | entered by user |
| Crewing profile | company name, contact person, vacancy data | entered by user |
| Usage history | applications, responses, hiring status, VIP status and expiry | generated by the Service |
| Payment data | plan, payment date (the payment itself is handled by our payment provider — we don't store card data) | payment provider |
A seafarer's personal email, if provided, is used only for important account notifications. It is never shown to crewing companies and never shared with third parties — it is visible only to the platform administrator. We do not collect documents (passports, certificates) and don't recognize them automatically.
4. Why we process data
- Matching and delivering relevant vacancies
- Running the application flow between a seafarer and a crewing company
- Powering the AI quick-post feature (vacancy text is processed via the Anthropic API for formatting)
- Billing and managing VIP status
- Preventing abuse (spam, fake applications)
5. Who we share data with
We don't sell user data. The Service relies on the following providers:
| Provider | Purpose | Region |
|---|---|---|
| Anthropic PBC (Claude API) | processing vacancy text for the AI feature | USA |
| Hetzner Online GmbH | server and database hosting | Germany |
| Telegram FZ-LLC | message delivery channel | UAE |
| Tribute | subscription processing | — |
A seafarer's data (profile, application) is shared with a specific crewing company only at the moment they apply to that company's vacancy — it isn't broadcast in bulk without the user's action.
6. Retention and deletion
- Profile data is stored while the account is active.
- Users can request data deletion via the bot or by contacting the administrator.
- When an account is deleted, the profile and application history are removed from the active database; anonymized payment records may be retained for accounting purposes.
7. Security
We apply reasonable security measures: server access is restricted, tokens and keys are kept outside public repositories, and connections to the bot run over the secured Telegram API. No system offers a 100% guarantee, but we work to minimize risk.
8. Your rights
At any time, you can:
- request what data we hold about you;
- ask us to correct inaccurate data;
- delete your account and associated data.
Requests are handled via the bot or through the contact in Section 1.
9. Age of users
The Service is intended for adult (18+) maritime industry professionals. We do not knowingly collect data from anyone under 18.
10. Changes to this Policy
We may update this Policy from time to time. The current version is always available at harbr4.com with its revision date. We'll notify you of material changes via the bot.
Політика конфіденційності
Редакція від 19 серпня 2026 р.
Ця Політика описує, як сервіс Harbr Four («Сервіс», «ми») збирає, використовує та зберігає дані користувачів під час використання Telegram-бота та веб-панелі harbr4.com.
Використовуючи Сервіс, ви погоджуєтесь з умовами цієї Політики.
1. Хто ми
Сервіс керується фізичною особою (Україна). Harbr Four не є зареєстрованою юридичною особою на момент публікації цієї редакції.
Контакт з питань даних: Telegram: @H4rbr або email team@harbr4.com.
2. Що робить Сервіс
Harbr Four — Telegram-бот і веб-панель, які допомагають морякам знаходити вакансії, а крюїнговим компаніям — знаходити кандидатів. Бот підбирає вакансії під профіль моряка, дозволяє відгукуватись на вакансії всередині платформи, і допомагає крюїнгам публікувати вакансії (зокрема з ШІ-помічником для швидкого оформлення).
3. Які дані ми збираємо
| Категорія | Склад | Джерело |
|---|---|---|
| Telegram-ідентифікатор | numeric Telegram ID, username, мова клієнта | Telegram |
| Профіль моряка | посада, типи суден, дата народження, контактні дані, особистий email (необов'язково) | вводить користувач |
| Профіль крюїнгу | назва компанії, контактна особа, дані про вакансії | вводить користувач |
| Історія використання | заявки, відгуки, статус найму, VIP-статус і терміни | генерується Сервісом |
| Платіжні дані | тариф, дата оплати (сама оплата обробляється платіжним провайдером, ми не зберігаємо дані карток) | платіжний сервіс |
Особистий email моряка, якщо вказаний, використовується лише для важливих сповіщень щодо акаунту. Він ніколи не показується крюїнговим компаніям і не передається третім особам — бачить його лише адміністратор платформи. Ми не збираємо документи (паспорт, сертифікати) і не розпізнаємо їх автоматично.
4. Навіщо ми обробляємо дані
- Підбір і доставка релевантних вакансій
- Робота механізму відгуків між моряком і крюїнгом
- Робота AI-функції швидкого оформлення вакансій (текст вакансії обробляється через Anthropic API для форматування)
- Білінг і керування VIP-статусом
- Запобігання зловживанням (спам, накрутка відгуків)
5. Кому ми передаємо дані
Ми не продаємо дані користувачів. Для роботи Сервісу використовуються:
| Підрядник | Призначення | Регіон |
|---|---|---|
| Anthropic PBC (Claude API) | обробка тексту вакансій для AI-функції | США |
| Hetzner Online GmbH | хостинг сервера та бази даних | Німеччина |
| Telegram FZ-LLC | канал доставки повідомлень | ОАЕ |
| Tribute | обробка підписки | — |
Дані моряка (профіль, відгук) передаються конкретному крюїнгу лише в момент відгуку на його вакансію — не розсилаються масово без дії користувача.
6. Зберігання та видалення
- Дані профілю зберігаються, поки акаунт активний.
- Користувач може запросити видалення даних через бота або звернувшись до адміністратора.
- При видаленні акаунта профіль та історія відгуків видаляються з активної бази; знеособлені записи про платежі можуть зберігатися для обліку.
7. Безпека
Ми застосовуємо розумні заходи захисту: доступ до сервера обмежений, токени та ключі зберігаються поза публічними репозиторіями, з'єднання з ботом йдуть через захищений Telegram API. Жодна система не дає стовідсоткової гарантії захисту, але ми прагнемо мінімізувати ризики.
8. Права користувача
Ви можете в будь-який момент:
- запросити, які дані про вас зберігаються;
- попросити виправити неправильні дані;
- видалити акаунт та пов'язані дані.
Запити обробляються через бота або за контактом з розділу 1.
9. Вік користувачів
Сервіс призначений для повнолітніх (18+) фахівців морської галузі. Ми свідомо не збираємо дані осіб молодших 18 років.
10. Зміни політики
Ми можемо оновлювати цю Політику. Актуальна редакція завжди доступна на harbr4.com із зазначенням дати. Про суттєві зміни повідомимо через бота.